A medida que el crecimiento se ralentiza y la competencia aumenta, las empresas se ven empujadas a crear múltiples planes estratégicos para seguir teniendo éxito. Esto puede incluir la mejora de la experiencia del cliente mediante la innovación o la oferta de nuevos servicios, el aumento del rendimiento o la reducción de los costes empresariales.

A menudo, las empresas no tienen un plan para situaciones de emergencia. Sin embargo, el 49% de las empresas afirma haber desarrollado una estrategia para afrontar este tipo de eventos. Debido a esta previsión, están invirtiendo en la digitalización y la automatización de procesos, según el informe “Future of Enterprises” elaborado por Ericsson.

En el mundo moderno, la información es uno de los activos clave de una empresa. Estos datos críticos se generan constantemente en cantidades cada vez mayores, por lo que es crucial que las empresas dispongan de sistemas para recopilar esta información, permitir que los empleados la compartan fácilmente, analizar los datos con eficacia y hacer un uso estratégico de ellos. Por tanto, todas las aplicaciones que facilitan la gestión de la información en colaboración son esenciales para cualquier organización que quiera seguir siendo competitiva.

El estudio revela que cada vez más directivos consideran los portales colaborativos como una herramienta primordial para mejorar la productividad y permitir la transformación digital de su empresa. En concreto, departamentos como el de compras y el financiero han optado por automatizar procesos clave, como la gestión de las compras y la facturación a los proveedores, a través de portales de proveedores, también llamados soluciones Purchase to Pay (P2P).

Generix Group, empresa que ofrece soluciones tecnológicas para gestionar el intercambio B2B y B2C en la cadena de suministro, informa de que la demanda de soluciones P2P ha aumentado un 20% en los dos últimos años. Generix espera que esta tendencia continúe, con un aumento del 30% previsto para 2023.

“Creemos que habrá un aumento de demanda del 30% para el año que viene a raíz de la oportunidad de mercado que ha planteado la reciente aprobada Ley Crea y Crece que obligará a las empresas, profesionales y autónomos, sin excepción, a emitir facturación electrónica. Cuando dichas empresas comiencen a recibir cada vez más facturas electrónicas de sus proveedores, los Portales de Proveedores se convertirán en una excelente opción para dar respuesta a la necesidad de integrar y automatizar esas facturas en los sistemas de las empresas” expone Diana Salazar, B2B Integration Sales Manager de Generix Group.

Un Portal de Proveedores ayuda a las empresas a agilizar los procesos y mejorar la comunicación entre ellas. Es flexible, fácil de usar y proporciona una mayor transparencia, lo que se traduce en un aumento significativo de la eficiencia de lo que, de otro modo, serían tareas sencillas que pueden restar recursos importantes a la empresa, como el dinero, el tiempo o el poder humano.

“Los portales de proveedores son una herramienta de optimización de la cadena de suministro ya que mejora el rendimiento de la trazabilidad y de la logística”, explica Diana Salazar. “Además, es una solución que protege los datos sensibles, organiza el acceso a la información y garantiza el almacenamiento respetando los impuestos y las regulaciones sociales”.

Las ventajas de trabajar con un portal de proveedores

Un portal de proveedores confiere muchas ventajas, por lo que los departamentos de finanzas y compras se benefician de él. Los expertos de Generix Group consideran que estas son algunas de las ventajas para departamentos de finanzas y compras:

Las 3 principales ventajas para el departamento de finanzas

No sólo se ahorra dinero, sino que el procesamiento de las facturas electrónicamente es mucho más rápido que hacerlo en papel. E coste de procesar físicamente una factura es de unos 7-15 euros, mientras que los sistemas electrónicos sólo le cobrarán 0,3 euros por transacción. Además, el tiempo de ciclo -o el número de días entre la recepción de una factura y la realización de un pago- puede reducirse de 15 a 3 días con el registro digital.

Utilizando este sistema, se podrían procesar hasta 90.000 facturas adicionales al mes. Esto es posible gracias al tiempo que se ahorra en procesos repetitivos y en los errores que puede provocar el funcionamiento manual.

Al procesar las facturas automáticamente, se reduce el riesgo de errores y fraudes. Además, cumplirá con las normas de seguridad de los datos que se ajustan a la normativa vigente. Esto ayudará a evitar la suplantación de identidad, las transferencias fraudulentas, los importes incorrectos y las facturas duplicadas.

Las 3 principales ventajas para el departamento de compras

Con una mayor visibilidad y trazabilidad de las operaciones, la comunicación con los proveedores mejora, independientemente de su capacidad tecnológica.

Se mejora la gestión del pedido ya que el proveedor recibe la orden de compra de manera inmediata, la valida o la modifica y devuelve la información al cliente.

Un portal de proveedores ofrece a las empresas una ventaja al permitirles obtener información precisa y actualizada sobre sus proveedores. Esto es importante porque la diversificación de los proveedores es una estrategia empresarial habitual y, para que se ejecute correctamente, la empresa necesita datos actualizados. El formulario proporcionado en el portal permitirá a los proveedores introducir información relevante como: Número de IVA, datos de facturación, ubicación geográfica, catálogos de productos, etc., lo que agiliza el proceso para ambas partes implicadas.

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