El término workflow o flujo de trabajo, cada día tiene más relevancia en las empresas que buscan la manera de empezar a trabajar con un buen método de productividad, ya que para abrirse un sitio en el mercado actual, hace falta una manera eficaz de trabajo, que lleve la productividad de la misma al punto más alto, y así poder marcar la diferencia.

Y un método muy eficiente para un sistema de trabajo óptimo es el flujo de trabajo, denominado más comúnmente como workflow. A continuación se explica de manera más extendida en qué consiste esta manera de organizar el trabajo.

Qué es un WorkFlow, o flujo de trabajo

Un flujo de trabajo es una secuencia que atraviesa una parte del trabajo desde su inicio hasta su finalización, es un método que se establece para poder realizar una actividad en concreto con cierto procedimiento marcado.

En otras palabras, las empresas que utilizan como método de trabajo el workflow, buscan crear un sistema de automatización de tareas de la empresa, de una manera en que todos los procesos se establezcan con pasos a seguir dentro de una jerarquía organizada y automatizada. Este método se utiliza mayormente en las compañías que utilizan la tecnología en sus procesos de funcionamiento diario y comporta la conexión de estos procesos con los trabajadores del negocio.

El workflow dentro del sistema de tecnología de la información TI, de una empresa

Un buen sistema de trabajo tiene como objetivo que todos los trabajadores de la empresa tengan el conocimiento de cómo realizar los procedimientos, como las pautas a seguir para llevar a cabo cada trabajo, así es cómo una compañía puede optimizar el trabajo, ya que cada procedimiento sigue un específico orden, todos los trabajadores conocen estas pautas de actuación. Y todas estas actuaciones se realizan bajo un entorno tecnológico denominado tecnología de la información. La tecnología y la organización son las herramientas perfectas para este flujo de trabajo, en el cual los procesos se informatizan, se tornan automáticos, racionalizados, organizados y mucho más accesibles a todos los departamentos de la empresa.

En el sistema de Workflow se establecen una serie de normas que se deben de cumplir por todos los trabajadores. Su orden y ejecución estarán previamente establecidos por la compañia, el hecho de no cummplir dicchas normas o pasar alguna llevará consigo una alteración del flujo de funcionamiento del trabajo, y esto no beneficia al desarrollo óptimo del trabajo.

Tipos de Workflow

Dentro de la categorización de los flujos de trabajo óptimos, se establecen los siguientes tres tipos de workflow según la actividad que se quiera desarrollar dentro de la empresa y el tipo de trabajos que se quiera llevar a cabo, ha de hacer falta un tipo de sistema u otro:

• Workflow Ad Hoc:

Con respecto a las normas y las reglas de trabajo de este sistema, cuentan con la opción de poder ser modificadas en cualquier momento del proceso de trabajo, dependiendo de las necesidades que puedan surgir.

• Workflow de producción:

En este caso el flujo de trabajo en este sistema estas mas o menos fija, debido a que corresponde a acciones de la empresa que están preestablecidas, que son conocidas por todos los trabajadores de la misma.

• Workflow administrativo:

Este flujo de trabajo se encuentra entre el workflow de producción y el workflow Ad Hoc, debido a que  engloba actividades que no tienen una estructura precisamente definidas y suele definirse para la realización de tareas sin estructura, repetitivas, previsibles y con reglas simples de coordinación.

Pasos a seguir en la creación del método de flujo de trabajo

Estos pasos son aplicables a cualquiera de los sistemas de workflow que se hayan elegido para trabajar, los pasos a seguir son muy sencillos y no suelen tener variación:

Paso 1.- Definición de objetivos a conseguir, es la pieza clave para empezar a elaborar el sistema de automatización de procesos necesario, por ello los objetivos deben ser lo más sencillos y concretos posible. Los objetivos son también muy importantes a la hora de medir los resultados de los procedimientos.

Paso 2.- Diseñar, por medio de un dibujo o un esquema en el que se queden plasmados los conceptos de los pasos a seguir, y las posibles variaciones que pueda surgir. Así el flujo de trabajo se queda más definido. Además es primordial que ningún paso se quede sin planificar, en ese caso provocaría que el flujo de trabajo no tuviera sentido.

Paso 3.- Implementar, en esta fase se pone a prueba el procedimiento de los dos puntos anteriores. Primero se hace la prueba con un usuario ficticio, y luego empezar a probar con una pequeña muestra de usuarios. Así se puede evitar la producción de errores masivos que pueden ser de difícil control.

Paso 4.- Medición de resultados, en esta etapa, es cuando se puede identificar si los objetivos se han cumplido de manera exitosa, puesto que se evalúa el rendimiento obtenido mediante algunas métricas relevantes, y si ha habido algún fallo, gracias a este método de trabajo en flujo, se puede detectar el error y enmendarlo.

Ventajas de emplear un flujo de trabajo en la empresa

Bien, cómo se ha explicado, las ventajas de este tipo de organización son muchas, además de que es bastante sencillo implementar esta manera de trabajo en una organización, trae consigo ventajas como una mejor comunicación entre departamentos, mejora la comunicación interna, la circulación de la información se optimiza, el proceso de toma de decisiones mejora, con respecto a la división del trabajo la organización se encuentra más organizada y se trabaja mejor, se consigue ahorrar tiempo y por lo tanto la productividad del negocio se verá incrementada, cabe decir que la atención al cliente será más productiva, por lo que será un plus para la empresa y su reputación.

Por lo que se ha explicado, la implementación del workflow, tiene muchos resultados positivos para la organización de la empresa.